還記得剛進公司，接到的第一個工作任務就是週會會議記錄，對許多人及當時的我而言”It’s a piece of cake.”以為只要直接將會議上聽到的內容記錄下來，再把紀錄的內容依公司的格式key-in完成就好，我非常”有效率”的完成這份會議紀錄，熟不知這份a piece of cake的會議紀錄，卻陸陸續續修改了一個禮拜才勉強合格
一開始因為還沒意識到我在寫的是「公司」的會議記錄，而不是「學校社團」有記錄就可以的會議紀錄，使得紀錄重點完全不對，為了弄懂「公司」會議記錄的重點，我特別去閱讀前輩們之前做的會議紀錄，學習掌握應當記述的重點，明白記述的重點後，卻又因語句記述的完整性不足及用字遣詞的精準度不夠再次被退件，如：完整詞句應當為「請Suki於本週五(7/20)提出工作分配規劃，並於下週一會議時進行討論」，我卻只寫「Suki禮拜五交工作分配表，下禮拜一開會時討論」雖然上述兩種寫法都將有表達到語意，但在語句的完整度及用詞的精準度卻有明顯的差異，使整篇會議記錄專業度落差很大。藉著一個禮拜退件、修改、再退件、再修改會議紀錄的過程，不斷調整、修正我對於撰寫會議紀錄的觀念及能力。
「會議記錄的重點不是只有結論，產生結論的過程也是很重要的部分，並不是有參加會議的人看得懂就好，而是要讓沒參與會議的人也能透過會議紀錄了解整場會議的重點。況且我要你們寫出來的是很厲害的會議紀錄！」這段主管提點的觀念，我一直謹記在心，於是開始思考及研究”什麼是很厲害的會議紀錄？”、”如何才能讓沒參與的人也能清楚掌握會議重點？”。原來會議紀錄的寫法五花八門，有一字不漏像聽寫稿的紀錄，或簡單紀錄議題及結論的寫法，皆依不同會議的性質、公司的規定而異，但無論何種格式、方法，完整及正確紀錄會議重點，如達成之決議及緣由等，協助會議相關人員掌握會議重點，才是寫會議紀錄的目的。
前陣子，公司在為同一間公司的兩個單位客製網站，雖然兩個單位為同一間公司，但是業務項目、風格及網站規格等需求完全不同，因此在溝通、會議時多分開進行。而這類網站建置的專案，須先與使用單位溝通確認完成所有的功能、規格等需求，才會正式進入頁面設計及開發程式，以避免規格不確定或變異過大，導致程式開發方向及方式大轉彎，使得修改、測試等成本增加。因此在前置階段兩網站分別召開多次會議，進行頁面風格及功能等需求溝通，擔任記錄的我，面對一次就長達四、五個小時的會議，又沒有程式專業背景的我而言，無疑是一大挑戰。
在會議進行中，有時會遇到一些問題，使得我無法順利進行紀錄的任務，如一個議題尚未達成共識，就跳到另一個議題，或在溝通與程式相關的議題時，我對於所提到的專業術語、程式等部分較難理解，剛開始不知道怎麼解決，只能聽到什麼硬記什麼，完全無法理解，交出的紀錄一直被退件，只得不斷地修改，一份紀錄都得修改近十次才能完成。
會議記錄頻繁地被退件，讓我體悟到雖然我已藉由公司內部會議初步掌握一些會議紀錄撰寫的觀念及方式，但與客戶的業務會議紀錄又是另一個層級的挑戰！語句需記述的更為完整，用字遣詞也必須更為精準及謹慎，在討論的過程中，有時候發言者說得不完整或是想說卻表達不出的話時，會議記錄者必須完整掌握並記述發言者真正想表達的「想法」，而不是只把聽到的「字詞」寫得完整就好，如「OOO是多元風格的創作空間，希望網站視覺能有較活潑的排版」與「OOO為一結合賣場、展館、設計工作室等具多元風格的創作空間，在網站的視覺呈現上，能以較為活潑的排版方式呈現」，兩種記述的差異在是否能明白闡述客戶的想法及與執行團隊溝通時的準確度，若以第二種記述方式可以快速地讓網頁設計師清楚掌握客戶希望可將賣場、展館、設計工作室的多元活潑感覺融入設計中，相反地以第一種的記述方式只能讓設計師知道客戶要活潑的風格，但是活潑風格的太廣泛，無法有效地掌握客戶真正的需求。另若碰到無法理解的會議內容的狀況時，也不能聽到什麼硬記什麼，這是一個最糟的方法，因倘若擔任紀錄的人，不能完整理解會議內容，必定也無法做出完整及正確的紀錄，所以之後遇到類似情況時，我會麻煩對方再說明一次，或在筆記上標記，會後再向發言者確認我所理解的內容是否正確，以便整理正確的會議紀錄。
整理這麼多次紀錄後發現原來寫會議紀錄是一種磨練，可以訓練的能力非常多，如：掌握重點及”聽話”的能力，將無法完整說出自己想法的發言者，或表達不夠完整、詞不達意的部分，融會貫通後透過會議紀錄的文字完整闡述出來，此外專注力、整合力、耐心、邏輯思考等也都大大提升！在每一次整理紀錄的過程中，常會發現不足之處或下次可以紀錄更完整的部分，所以我開始思考可以運用什麼方式、工具，以輔助會議紀錄更完善，如：會前先了解會議議題、討論設計畫面時可將畫面列印成紙本，直接紀錄在畫面文件上，或先以圖文方式速記等皆可以輔助記錄人員將會議內容紀錄的更為詳盡，以便與會者可直接運用會議紀錄作為向主管報告或與程式、設計人員溝通的工具，降低溝通落差，增加專案效率。
歷經多次網站專案會議的磨練，從一開始被退近十次才完成的會議紀錄，漸漸地變成五、六次，到後面幾次會議紀錄皆在三次修改內完成，還意外地得到客戶的讚賞，非常滿意我寫的會議紀錄，真的非常有成就感！
不僅之前一直被退的挫折感馬上煙消雲散！還增添我日後一定能一次就完成”很厲害的會議紀錄”的信心！
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