「專案管理員」初體驗，感受團結合作力量大
文／IS
在我對於公司的工作模式慢慢步入軌道，並且熟悉公關傳播產業生態後，公司也進一步訓練我們，開始接觸規劃一個完整專案，學習承擔更多的責任，也就是擔任「專案管理員」！這是我新經驗的開始，以下就是我對於初次擔任專案管理員的心得分享。
我規劃的第一個專案，是臺北市政府的小型專案，在與客戶第一次溝通討論後，主管就將本次專案交由我來管理與規劃。第一次擔任專案管理員的心情真的很緊張，也不知道該從何開始著手規劃。在主管向大家說明客戶對於此專案的需求與方向後，也提醒擔任本次專案管理員的我，要開始學習召開會議，運用團隊的智慧與力量完成專案。我這才了解，身為專案管理員並非要單憑一個人的創意或想法來完成專案，而要懂得管理專案進度，運用團隊的力量共同討論規劃與執行，這也是每一個專案都需要專案管理員的用意之一吧！
在召開會議前，專案管理員需要先提出會議的重點給出席人員，單是提出會議重點這個步驟，便開始讓我練習多元思考。
有時召開會議不一定一次就有結論，也許會因蒐集的資訊不足或討論內容的方向錯誤，需要重新召開更多次的會議，而浪費許多時間成本及人力資源，所以要如何讓會議更有效率，專案管理員就是很重要的角色了！因此身為專案管理員需要最瞭解每一個專案的主軸，才能夠思考如何安排準備工作的順序，及規劃出完整的討論方向…等，並在會議前提出完整的會議重點資訊，使會議出席人員能夠事先蒐集資料，讓專案會議能有效率的完成。
召開會議後，接下來的工作就是撰寫企劃書。雖然在會議中已討論出明確的專案方向，但剛開始撰寫企劃書時，我還是常常會偏離主題，抓不到重點。經過主管多次的指導與修正後，了解到撰寫企劃書時，可思考如何使用與本次活動相關的時事或主題來串接活動內容。例如：今年適逢民國100年，辦理與政府相關的活動時，就可以此事延伸本次活動的深度。除了將大家所提供的寶貴意見與資源作規畫整合外，撰寫企劃書時還需要蒐集其他資訊來補充提案內容。提案內容經過反覆思索與修正後，第一次撰寫的企劃書終於順利出爐了！
企劃完成後便要正式向客戶提案說明，先前都有主管可以打前鋒，這次得自己上陣。儘管與客戶提案說明前依然手腳發抖、心情緊張，還是告訴自己要有信心去完成！雖然這次與客戶溝通的過程還算順利，卻發現與客戶溝通準備的工作，還有很多需要注意的細節，若不是因企劃書與同事經過深度討論並由自己整理完成，或許真的會因為客戶的疑問而被問得啞口無言呢！
企劃書中所出現的每一個字、每一張圖片，都是我們討論過每一個細節後，特別為客戶委託的專案所提出的建議，因此讓客戶明白每個環節的「為什麼」是非常重要的。以舞台背板設計來說，有三款的設計，如何講解每一款的設計理念與想法，客戶才能夠了解哪一種較符合他們的需求，是我要多加練習的地方。這也讓我學習到，設計也是一種理念的傳達，要讓客戶懂得我們的設計，在創作的過程中便要很清楚「為什麼」會有這樣的設計想法。經過這次與客戶的溝通，對初次擔任專案管理員的我來說，深深體會到企劃書不只要會寫更要會說！
這次在摸索下規劃出一個專案，也因為同事間的互助合作使本次的專案能夠順利進行，讓我深刻的感受團結的偉大力量！策劃過程是種想像、碰撞、激發而產生出的創意概念，實際執行更能夠讓我們進步與修正不足。擔任本次專案管理員，對我來說是個難忘的經驗，過程的點點滴滴牢記在心，相信下次承接專案管理員我一定會更得心應手！
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