文/Yvonne
當我得知公司每週都要召開例會時，直覺聯想到學生時代的朝會。回想起來，那些朝會時間都在做些什麼呢？我猜應該有不少人和我一樣，常常自動認定朝會既無聊又沒意義，不過是個例行儀式而已，所以不會專心投入其中，只是循著同樣的模式去動作：乖乖地和同學一起排好隊伍，接著唱國歌度過升旗典禮，在台上頒獎給別班同學時機械式地拍拍手，聽致詞時偷聊天或發呆，最後散會回教室。天哪！這樣一回顧才驚覺我當時的態度可真敷衍！進入職場後，我不敢認為例會毫無重要性，但一開始仍然很天真地以為週會既然是「例行性」會議，可能也只是讓大家聚在一起聽一下工作分配而已，應該沒什麼大不了的。
沒想到在實際參與週會後，赫然發覺自己實在太不知天高地厚啦！公司在每週一的上午聚集所有人參加週會，在週會中，大家必須報告自己的工作進度和未來工作時程安排，若有需要共同討論的議題也可在週會中提出。這等於是讓每個人在開始一週的工作之前先審視每項工作的進度，也清楚知道有什麼工作完成或未完成，以及接下來有什麼新工作，一旦所有人都明白工作的目標和方向，也就較容易去訂定各自的工作計畫，進而提高工作的效率，帶來更好的工作成效。體會到週會的意義，便了解週會的重要性，想到自己原本還輕視週會，真是不禁臉紅啊！
身為一個助理，會議的準備工作也是我的職責之一，結果準備幾次週會後，發現開會的準備工作就存在著許多學習機會。比如說會議前要準備好器材設備這件事，所謂的「準備好」當然不是只要拿出那些器材就好，要開電腦、架投影機、拉投影幕、連接線路……，但是連接、擺設完畢就算是準備好了嗎？我有過這樣的經驗：開會的中途需要使用網路時，才發現接好網路線的電腦卻怎麼也連不上網路，大家只好停頓下來等待故障排除，不只拖延到會議時間，也打斷大家投入的情緒，以過程來說，那次會議實在不太順利啊。從這個經驗學到器材設備擺好之後還須確認能順利運行，否則擺設不能用的器材也只是白忙一場，絕對無法稱之為「準備好」。會議的準備工作還包含備好茶水、調整燈光等等，儘管看起來微不足道，要做到完美卻也需要多次練習，而週會正提供了良好的練習機會呢！
然而，即使為大家準備一個良好的開會空間，也不能代表準備工作完美無缺，因為會議還需要每個與會者都做好各自的準備工作，才有辦法順暢地進行。各自的準備工作是什麼呢？最基本的要求就是必須準備好自己在會議中所需的資料。和擺設器材一樣，「準備好」可不是「有就好」，資料要清楚明瞭才行。拿我自己的經驗來說，有一次主管要我安排自己的工作時程表，再於會議中向大家報告，我原本沒有準備書面資料或電子檔案，自以為口頭報告即可，而這樣的行為立刻被糾正：「別人不知道你腦中的畫面，要把東西展示出來，不要讓大家憑空想像，不只是為了一目瞭然，也是避免因認知上的誤差而產生溝通不良的情況。」這番話理所當然的就像常識一樣，怎麼我以前就沒想到呢？
而且週會還不是散會就算結束了，還必須要整理出白紙黑字的會議紀錄才可以，目的是留下一個方便追蹤各項工作進度的根據，因此整理會議紀錄就是再度理清工作脈絡，並用客觀而明確的文字清楚表達出來，讓所有和會議事項相關的人都能藉著記錄明白會議的內容。所以每整理完一次會議紀錄，我就覺得自己對進行中的工作又更瞭解了一點，而文字表達能力也獲得了一點增長，會小有成就感呢！
原本以為例行性的週會只是小菜一碟，然而在實際經歷過週會後，發現週會不只很重要，還包含著許多細節需要去學習及練習，再再讓我體認到自己多有不足，不應該輕視工作，而是要抱持著謙遜的態度，認真面對每一項工作，因為所有的工作都有它的意義，都是珍貴的學習機會，如果自滿而鬆懈，抱持著「沒什麼大不了」的工作態度，大概也只能成為沒什麼大不了的人吧！
留言列表
