文／Tina
一畢業開始步入社會找尋工作時，看到「活動企劃」這項職業名稱時，腦海中便直覺浮現人們穿著整齊的套裝、裝扮亮麗有型、八面玲瓏的穿梭在活動場合中。心裡對這類工作有著憧憬。之後，在因緣際會之下，我有這機會得到這份工作，便開始有了一連串體驗。
活動企劃所涵蓋的範圍其實很廣泛，舉凡各種活動承辦、文案撰寫、公關、廣告、網路、廠商接洽、整合行銷規劃…，其實說也說不完，似乎需要傳遞訊息給人們的「服務」就是整合傳播所要涵蓋的工作內容。而活動企劃不只是穿著套裝坐在辦公桌前打電腦、與客戶聯絡、對廠商發號施令而已，要能夠挽起衣袖，幫忙製作、佈置場地也是專業的企劃需具備的能力之一。
開始這份工作之後印象最深刻的莫過於剛投入這份工作之後就跟著前輩一起進行完成一系列綜合型企業活動。當時公司正為一間人壽保險公司規畫一系列活動。活動內容包括頒獎典禮、晚宴及講座活動。由於我剛進入公司時，這件事已經進行到最後實行階段了，我等同於去現場直接進行實戰教育體驗。跟在前輩身邊一同進行這兩天一夜的活動，一開始真的是懵懵懂懂、不知所措，常常覺得自己都在狀況外，但也只能傻傻跟在大家身邊看邊學，對活動執行的每件事情總感到驚奇與惶恐。例如：在與配合廠商進行溝通時，由於各行各業在溝通上都有所謂行話，甚至有時候前輩也會在指令上講術語，而光只是要聽懂那些術語就讓我感到不知所措了，多虧前輩們各個反應靈敏，立即查覺我的不知所措趕緊協助我迅速完成指令。此外，跟著前輩在佈置會場時，還記得當時我被指派去協助擺設關東旗，所謂關東旗就是常在活動中看到擺設在會場門口或是活動動線兩旁的視覺裝置。一被下這指令要前去協助擺設時還心想這應該不難吧，就是放著就好啦，沒想到關東旗不僅僅只是放著而已，每支關東旗放置的位置、旗子的高矮比例都要一致，而進行調整旗子的高矮比例還需考量到場地大小，才能實際讓旗子發揮它的作用──讓人們一進入會場就可明顯看到但卻不會感到突兀。花了好一番功夫進行調整，好不容易調整好了，得要將一部分的旗子拿去室外擺放時，卻忘記考慮到室外跟室內條件不一樣，室外空曠風又大，所以在比例上又重新調整好一會兒，光只是在前製作業佈置時就已經有一堆眉角需要顧慮跟考量，但這都還只是震撼體驗教育的首部曲而已。
好不容易會場布置完成之後，當下其實已感到些許的疲憊，但殊不知震撼體驗教育二部曲才正要開始而已，也就是活動事前演練。我被指派跟在一位前輩身邊見習協助頒獎典禮音控的部分。「音控」顧名思義就是負責控制活動音樂的順序調整，但不只這樣，同時也要注意燈光以及投影幕的切換，也就是說表面上只負責音樂播放但其實都要跟控制燈光、切換螢幕的人員互相配合好才能使整場活動進行順利。當時，跟在前輩身邊的我看著流程表，心裡想著只要跟著流程表就沒問題了，殊不知真正等到演練時才發現不是這麼一回事，流程表只是參考依據，有太多變動因子無法確定，像是每個流程進行的時間，演練時其實都是依據著前輩們累積的經驗預先練習，但真正的狀況其實還得等到真正活動進行才能去做反應。
終於進行到震撼體驗教育的重頭戲了。活動當天一早，當我著裝完畢跟在前輩身邊，看到前輩們每個人面色嚴謹，大家戰戰兢兢，看著流程表的步驟不斷練習又練習，細節確認再確認，深怕哪個步驟沒有注意都會影響到活動的完美。一整天活動下來，不僅是要將我們的成果專業完美展現在客戶面前之外，同時也考驗我們的體力與耐力。因為三場活動包括講座、頒獎典禮、晚宴都是在同一天進行，而且完全都是不同性質的活動。因此我們所需提供的服務也不盡相同。像是講座活動感覺是比較輕鬆，氛圍比較像是在上課，我們只需將會場佈置好，活動進行中協助一旁錄影即可。頒獎典禮就完全不一樣了，整體表現是要呈現隆重嚴謹的，對典禮的參與者來說他們是雀躍開心的，但對我們來說就不同了，這是他們被肯定並且見證榮耀的時刻，所以我們必須在每個細節都做到完美才能讓他們真正被感到重視，因此在整場活動進行中，大家無不精神抖擻，隨時眼觀四方，耳聽八方的緊盯著現場的一舉一動，包括進行順序、音樂、燈光等等…，都要隨時注意不可懈怠。進行到晚宴時，又是不同面貌的呈現了，我們需為客戶準備可以帶動現場氣氛的音樂及表演讓他們感到歡樂。這時候絕對不能忘記還是得呈現專業的形象。這對我來說真的很不容易，身處這樣的場合中，客戶們開心的唱歌跳舞，有時候都會忍不住就被現場的氣氛所分神，但下一刻回神過來在心裡就要趕快提醒自己現在仍在工作之中，不能被現場的氣氛分心。
經過這幾天一連串的實際震撼體驗教育之後，真的學習到很多。這次活動很幸運的跟在前輩身邊擔任見習生的角色，多虧前輩們不厭其煩的在一旁指導我，讓我初步認識了解到要成為一位專業企劃人員真的必須具備全方位的專業能力。以這次經驗來說，在前置工作中，需具備快速吸收廣泛知識的能力，像是要先了解客戶的背景，接著要運用想像力、審慎的思考力，並反應在精準統整規畫及實際執行上，像是活動會場的安排、相關廠商的聯絡等…。經過這一次的經驗洗禮之後，所得到的衝擊其實很多，尤其心態認知上，完全顛覆之前對活動企劃的那些印象。原來所謂的活動企劃不僅要能擅長規劃，也需具備實際執行能力，能在這短時間之內就有這次震撼經驗對我這初來社會闖蕩的新鮮人來說其實幸運的，儘管常常因為經驗不足讓我釘得滿頭包，也鬧出不少笑話，但那些經驗對我來說都是我這新鮮人來說卻是不可取代的收穫。也了解到要成為專業的企劃真的需要不斷的累積，並且訓練自己八面玲瓏的能力，在這裡不得不深深佩服前輩們能夠在這變換多端的行業闖蕩自如，這真的不是一件容易的事呀！
留言列表
